Auch wir standen vor der Herausforderung unsere Prozesse zu optimieren und haben erkannt, dass dieser Schritt mit Hilfe von Digitalisierung geschehen muss. Nur was bedeutet es seine Prozesse zu digitalisieren? Müssen wir neue Systeme erfinden oder gar etwas komplett Neues schaffen?

Die digitale Transformation ist in aller Munde. Alle reden darüber, aber was bedeutet digitale Transformation eigentlich? Genau an diesem Punkt scheitern bereits die meisten. Denn wer von digitaler Transformation spricht, impliziert in der Regel eine technologische Neuheit. Dabei bedeutet digitale Transformation nicht gleich etwas komplett Neues zu erfinden. Bestehende Prozesse, die seit Jahren existieren, nun digital abzubilden, ist genauso ein Teil der digitalen Transformation wie die Entwicklung einer neuen Technologie.

Und genau hier haben wir angesetzt: Wie funktionieren die Prozesse in einer Steuerberatungsgesellschaft? Welche Tätigkeiten werden ausgeführt und welche technologischen Hilfsmittel werden dabei eingesetzt?

Nach reichlichen Überlegungen und Durchleuchtung aller Prozesse, mussten wir feststellen, dass viele Abläufe manuell erfolgen. Insbesondere die Kommunikation und der Austausch von Daten und Unterlagen ist meist mühsam und wird größtenteils händisch durchgeführt.

Folglich haben wir die Schnittstelle zwischen Mandant und Berater überarbeitet. Der bisher sehr manuelle Prozess erfolgt nun komplett digital. Während früher die Unterlagen sortiert und für den Steuerberater vorbereitet werden mussten, können unsere Mandanten Ihre Belege nun einfach online hochladen. Aufgrund unserer intelligenten Systeme, die sogar (teil-)automatisch die Verbuchung übernehmen, ist auch kein Sortieren der Belege mehr notwendig. Bereits elektronische Rechnungen können nun ohne Medienbruch (kein Ausdrucken mehr notwendig) sofort digital weiterverarbeitet werden.

Darüber hinaus erfolgt der Austausch der Personaldaten nun auch elektronisch, wofür wir im Rahmen unseres Upload-Centers die Funktion Personalmeldungen entwickelt haben.

Die Vorteile der Digitalisierung unserer Prozesse werden aber vor allem im Onboarding neuer Mandate deutlich. Dieser ursprünglich sehr manuelle und extrem zeitaufwendige Vorgang läuft nun klar, einfach und sehr schnell. Hierfür können unsere Mandanten in unserem Upload-Center alle notwendigen Daten online erfassen und übermitteln sowie uns ihre Dauerakten einfach und schnell bereitstellen.

Dieses Projekt war ein sehr wichtiger Schritt im Hinblick auf zukünftige Entwicklungen in unserer Branche. Die Digitalisierung gewinnt immer mehr an Bedeutung und das Verarbeiten und Auswerten von großen Datenmengen kann durch manuelle Tätigkeiten nicht mehr gewährleistet werden. Daher haben wir uns entschlossen diesen Wandel voranzutreiben, um bereits heute für die Zukunft wettbewerbsfähig aufgestellt zu sein.

Wir möchten allerdings auch verdeutlichen, dass diese Veränderung einige Monate Zeit in Anspruch genommen hat. Von der Umstellung der IT, der Schulung der Mitarbeiter bis hin zur Ausarbeitung neuer Prozessabläufe und der tatsächlichen Umsetzung in der Praxis sind folglich ca. fünf Monate vergangen. In dieser Zeit waren die Anforderungen an das gesamte Team deutlich höher. Die operativen Tätigkeiten mussten weiter durchgeführt werden, was dazu geführt hat, dass die Umstellung Schritt für Schritt erfolgte. Einige Tätigkeiten wurden bereits nach neuen Prozessabläufen bearbeitet, während andere Arbeiten noch nach der “alten” Struktur verrichtet wurden. Dies war auch eine Herausforderung für jeden Einzelnen, da ständig ein Umdenken zwischen den Welten erforderlich war. Am Ende sind allerdings alle davon überzeugt, dass sich dieser Schritt gelohnt hat. Der Zeitaufwand für manuelle Tätigkeiten hat sich durch die Automatisierung verringert, wodurch wir verstärkt dem Grundgedanken unseres Berufsbilds nachgehen können: Die vorausschauende Beratung unserer Mandanten.