GoBD und Kassenanforderungen 2020 

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Die Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme (sog. Kassensysteme) sind in den letzten Jahren erheblich gestiegen. Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen, welches im Jahr 2016 verkündet wurde, wurde mit zeitlich unterschiedlicher Vorgehensweise eingeführt. Nach den Neuerungen zum 01.01.2017 zur Aufbewahrung von Unterlagen, die u.a. mittels elektronischer Registrierkassen erstellt worden sind und nun für die Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden müssen sowie der Einführung der Möglichkeit einer Kassen-Nachschau zum 01.01.2018, treten zum Jahresanfang 2020 weitere Neuregelungen in Kraft.

Was müssen Sie tun?

Zur Orientierung, ob bei Ihnen Handlungsbedarf besteht, dienen folgende Fragen als Hilfestellung:

  • Nutzen Sie ein elektronisches Kassensystem?
  • Verfügt Ihr Kassensystem über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung?
    (Wenn Sie Ihre Kasse nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft haben, die bauartbedingt nicht aufrüstbar ist, dürfen Sie diese bis längstens 21.12.2022 nutzen)
  • Haben Sie eine Verfahrensdokumentation für Ihr Kassensystem?
  • Liegt bei Ihnen eine Kassieranweisung für alle Mitarbeiter vor?
  • Haben Sie ein internes Kontrollsystem für die Nutzung Ihres Kassensystems eingeführt?
  • Liegt bei Ihnen eine Handlungsanweisung zur Kassen-Nachschau vor?
  • Haben Sie alle notwendigen Informationen für eine Meldung an das Finanzamt vorbereitet?

Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE)

Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen ab dem 1. Januar 2020 über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen, die aus drei Bestandteilen besteht:

  • einem Sicherheitsmodul,
  • einem Speichermedium und
  • einer digitalen Schnittstelle.

Dabei soll das Sicherheitsmodul gewährleisten, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt verändert werden können. Auf dem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert, während die digitale Schnittstelle eine reibungslose Datenübertragung gewährleistet.

Belegausgabepflicht

Weiterhin tritt ab dem 01.01.2020 die bereits vieldiskutierte Belegausgabepflicht bei elektronischen Aufzeichnungssystemen in Kraft, wonach ein Beleg erstellt und dem an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten (i.d.R. der Kunde) zur Verfügung gestellt werden muss. Dabei kann der Beleg elektronisch oder in Papierform zur Verfügung gestellt werden. Grundsätzlich besteht die Möglichkeit einer Befreiung von der Belegausgabepflicht.

Mitteilungspflicht

Ergänzt werden die Neuerungen zum 01.01.2020 durch die Verpflichtung zur Mitteilung der Art und Anzahl der im jeweiligen Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen dem zuständigen Finanzamt gegenüber. Diese hat nach Anschaffung (oder Außerbetriebnahme) des Kassensystems innerhalb eines Monats zu erfolgen. Bei Anschaffung vor dem 01.01.2020 also bis zum 31.01.2020. Dabei ist diese Meldung nach der gesetzlichen Regelung ausschließlich mittels einem amtlich vorgeschriebenen Vordruck möglich.

[WICHTIG: Ein amtlicher Vordruck zur Durchführung der Meldung steht derzeit noch nicht zur Verfügung. Eine Meldung ist deshalb noch nicht möglich.]

GoBD und Kasse

Wichtiger Bestandteil einer ordnungsgemäßen Kassenführung ist auch die Führung einer Verfahrensdokumentation des elektronischen Aufzeichnungssystem sowie eines internen Kontrollsystems (Steuer-IKS).

Diese sog. Verfahrensdokumentation für Ihr Kassensystem muss eine allgemeine Beschreibung, eine Anwenderdokumentation, eine technische Systemdokumentation und eine Betriebsdokumentation enthalten. Ein Fehlen solch einer Verfahrensdokumentation kann ein schwerer formeller Mangel mit materiellem Gewicht darstellen und daher negative steuerliche Folgen verursachen, die u.a. zu Hinzuschätzungen im Rahmen einer Betriebsprüfung führen können.

Darüber hinaus muss jedes Datenverarbeitungssystem (also auch Kassensystem) über ein internes Kontrollsystem verfügen. D.h. der Steuerpflichtige bzw. das Unternehmen muss Kontrollen einrichten, ausüben und deren Ergebnisse protokollieren. Solche Kontrollen können zum Beispiel darin bestehen, dass Zugänge oder Zugriffe nach einem Berechtigungskonzept erteilt oder Funktionen getrennt werden.

Nichtbeanstandungsregelung

Die oben erläuterten technisch notwendigen Anpassungen und Aufrüstungen sind umgehend durchzuführen und die rechtlichen Voraussetzungen unverzüglich zu erfüllen. Zur Umsetzung einer flächendeckenden Aufrüstung elektronischer Aufzeichnungssysteme im Sinne des § 146a AO wird es nicht beanstandet, wenn diese elektronischen Aufzeichnungssysteme längstens bis zum 30.09.2020 noch nicht über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen.

Die digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme – DSFinV-K – findet bis zur Implementierung der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, längstens für den Zeitraum der Nichtbeanstandung, keine Anwendung.

Wir unterstützen Sie

Als Unternehmer stehen Sie vor zahlreichen Herausforderungen. Die dabei immer neuen gesetzlichen Herausforderungen sind ebenso Bestandteil Ihres Verantwortungsbereichs sowie die Erledigung Ihres operativen Geschäfts und der Führung Ihres Unternehmens.

Damit Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren können, unterstützen wir Sie bei den Herausforderungen, die Sie aufgrund gesetzlicher Neuerungen bewältigen müssen. Bei den gesetzlichen Änderungen im Zusammenhang mit elektronischen Kassensystemen beraten und schulen wir Sie und Ihre Mitarbeiter und helfen Ihnen dabei Ihre Dokumentationspflichten in Form einer Verfahrensdokumentation zu erfüllen. Gleichzeitig unterstützen wir Sie bei der Einrichtung Ihres internen Kontrollsystems und der Erledigung Ihrer Meldepflichten gegenüber dem Finanzamt.

Unsere Leistungen

  • Wir informieren Sie über die Neuerungen im Zusammenhang mit der Führung von elektronischen Kassensystemen.
  • Wir unterstützen Sie bei der Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation für Ihr Kassensystem.
  • Wir beraten Sie bei der Einführung Ihres internen Kontrollsystems.
  • Wir stellen Ihnen Unterlagen für Kassieranweisungen und Checklisten zur Verfügung.
  • Wir schulen Sie und Ihre Mitarbeiter über das richtige Verhalten bei einer unangekündigten Kassen-Nachschau und stellen Ihnen hierzu Checklisten zur Verfügung.

Kontaktieren Sie uns!

Individuelle Beratung

In einem individuellen Beratungstermin informieren wir Sie über die gesetzlichen Regelungen und Ihre damit verbundenen Pflichten sowie Rechte. Gleichzeitig schauen wir uns gemeinsam Ihre aktuelle Situation an und besprechen, welche Handlungsoptionen Sie haben.

Schulung

Im Rahmen unserer Schulungsangebote bringen wir Ihre Mitarbeiter auf den aktuellen gesetzlichen Stand und schulen Sie mit dem korrekten Umgang (aus steuerlicher Betrachtung) eines Kassensystems sowie über den Ablauf einer Kassen-Nachschau. Dabei erläutern wir Ihre Rechte bei einer Kassen-Nachschau und wie Sie sich zu verhalten haben.

Verfahrensdokumentation und internes Kontrollsystem

Wichtiger Bestandteil eines elektronischen Kassensystems ist die Verfahrensdokumentation. Im Rahmen dieser Dokumentation sind das interne Kontrollsystem zu beschreiben sowie Mitarbeiteranweisungen und Checklisten zu ergänzen. Bei der Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation und der Einführung Ihres internen Kontrollsystems unterstützen und beraten wir Sie.

Mitteilung an das zuständige Finanzamt

Ab dem 01.01.2020 sind Sie verpflichtet die Art und die Anzahl der in Ihren Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen dem zuständigen Finanzamt gegenüber zu melden. Diese Meldung ist nach der gesetzlichen Regelung ausschließlich mittels einem amtlich vorgeschriebenen Vordruck möglich.
Beachten Sie: Dieser steht derzeit noch nicht zur Verfügung. Eine Meldung ist deshalb noch nicht möglich. 

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