GoBD meets digital strategy boutique

Das Nürnberg Digital Festival ist eine jährlich stattfindende Veranstaltungsreihe der digitalen Gesellschaft für die gesamte Metropolregion Nürnberg mit über 16.000 Teilnehmer*innen und 330 Veranstaltungen. Als offenes Netzwerk der digitalen Community verbindet das Festival seit 2012 Menschen und Organisationen aus Wirtschaft, Technologie, Bildung und Kultur. Dabei finden Veranstaltungen, Konferenzen, Aktionen, Workshops und Treffen rund um die zentralen Themen der Digitalisierung, deren Chancen und Auswirkung auf unser Leben statt.

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CHALLENGE

Hinter jedem Projekt stehen Menschen, die es geschafft haben aus einer Idee eine Erfolgsstory zu kreieren. Doch auch die Erfinder des Nürnberg Digital Festivals (NDF) haben ein Unternehmen zu führen, welches gesetzlichen Pflichten unterworfen ist.

Daher standen auch die Macher des NDF vor der Herausforderung die Vorgaben der Finanzverwaltung zu erfüllen und eine Verfahrensdokumentation nach GoBD zu erstellen sowie ein steuerliches internes Kontrollsystem (Steuer-IKS) zu implementieren.

Müller Blum hat den Auftrag erhalten das Nürnberg Digital Festival dabei zu beraten. Dabei lag die Vorgabe nicht nur darin, die Pflicht zu erfüllen, sondern durch dieses Projekt einen Mehrwert zu schaffen.

ANALYSE

Zur Umsetzung dieses Vorhabens haben wir die bestehenden Prozesse analysiert, dokumentiert und geprüft. Dabei haben wir mittels Prozessgrafiken den Status Quo erarbeitet und somit die nicht immer sofort nachvollziehbaren Vorgaben der Finanzverwaltung für das Unternehmen verständlich gemacht.

In einem gemeinsamen Workshop wurden die aktuellen betrieblichen Abläufe analysiert. Dabei haben wir auch die verwendeten IT-Anwendungen diskutiert und insbesondere das derzeitige Doing hinterfragt: Warum wird der Vorgang in dieser Form durchgeführt?

Verwendete Methoden

Analyse-Workshop

Grafische Darstellung mittels BPMN-Diagrammen

UMSETZUNG

Dieses Vorgehen hat interessante Einblicke gewährt und schnell wurde klar, an welchen Stellen Prozessoptimierungen sinnvoll sind, um umständliche Vorgänge zu vereinfachen. Konkret wurden 4 Themen identifiziert, die unmittelbar angepasst wurden und sofort zu einer Prozessverbesserung geführt haben.

Ein Beispiel stellt hierbei die Einführung von DATEV Arbeitnehmer online dar. Diese Einführung wurde von allen Seiten begrüßt und sofort dankend angenommen. Die Frage: Wieso man das vorher noch nicht genutzt hat? konnte schnell und einfach beantwortet werden:

„Wir haben zwar bereits davon gehört, wussten aber nicht im Detail, wie das funktioniert. Da es auch immer etwas zu tun gibt und der bisherige Prozess ja läuft, schiebt man solche Themen immer nach hinten.

Carmen Engelhardt-Greim, Accounting & Tax

Kristina, die sich im Unternehmen um die steuerlichen Belange kümmert, ergänzt hierzu:

„Im Rahmen unseres Projekts zur Erstellung der Verfahrensdokumentation haben wir uns ausführlich mit unseren Prozessen beschäftigt und dabei gesehen, dass solche Änderungen teilweise mit sehr geringem Aufwand vorgenommen werden können, aber eine große Erleichterung im betrieblichen Alltag darstellen.“

Kristina Krupkova, Accounting & Tax

Ergänzend wurde beispielsweise der Digitalisierungsgrad im Unternehmen erhöht, in dem zugesendete Papierrechnungen einfach nicht mehr akzeptiert werden. In so einem Fall wird sofort eine E-Mail mit der Anforderung zur Ausstellung einer digitalen Rechnung an den Absender gesendet und im Zweifel auch erst bei Erhalt der digitalen Version gezahlt.

„In der Regel sind es die einfachen Dinge, die zudem schnell umzusetzen sind, und gleichzeitig den größten Mehrwert schaffen. Das Problem liegt aber meistens darin, dass man diese nicht angeht. Das Projekt: Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation ist außerdem keine Mammutaufgabe, wie es in der Unternehmenspraxis oft dargestellt wird. In den meisten Unternehmen liegen sämtliche Grundlagen vor. Es mangelt in der Regel lediglich an der strukturierten Zusammenführung dieser Informationen, um daraus die geforderte Verfahrensdokumentation zu erstellen. Gleichzeitig erfolgt dabei die bewusste Auseinandersetzung mit den eigenen Abläufen. Dabei hören wir nicht selten ganz verwundert die Frage: Warum machen wir das eigentlich so?“

Eugen Müller, Steuerberater, Müller Blum Steuerberatungsgesellschaft mbH

ERGEBNIS

Nicht nur die angesprochenen Prozessoptimierungen sind ein erfreuliches Ergebnis dieses Projekts, sondern auch die Gewissheit die Vorgaben der Finanzverwaltung erfüllt zu haben. Das Endprodukt, also die Verfahrensdokumentation, stellt zudem eine geeignete Prozessdarstellung aller steuerlich relevanten Vorgänge im Unternehmen dar und dient z.B. bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter als sog. Handbuch.

Durch die laufende Prüfung auf Aktualität dieser Dokumentation ist man zudem dazu gezwungen auch in Zukunft laufend seine Abläufe zu durchleuchten und somit weitere Prozessoptimierungen anzugehen.

Ingo Di Bella, einer der Geschäftsführer, fasst das Projekt zusammen:

„Meine Motivation eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, war nicht die größte. In meiner Wahrnehmung handelte es sich hierbei immer um eine Dokumentation, von der lediglich die Finanzverwaltung profitiert und ich nur Pflichterfüllung betreibe. Nachdem uns allerdings dargestellt wurde, dass mit der richtigen Herangehensweise an dieses Projekt, auch Mehrwert für uns – das Unternehmen – entstehen kann, hat das Thema Fahrt aufgenommen und wir sind immer tiefer ins Detail eingestiegen. Unsere Prozesse sind ein Stück weit noch digitaler und unsere Zahlen haben durch Ihre Aktualität mehr Aussagekraft.“

Ingo Di Bella, Geschäftsführer, Nue Digital GmbH

Von der Pflicht zur Kür

In der unten stehenden Grafik zeigen wir ein beispielhaftes Vorgehen. Über die Erstellung der Verfahrensdokumentation hinaus werden die Unternehmenssteuerung verbessert sowie die Risiken verringert.

Mehr erfahren auf: digital.muellerblum.de