FAQ zu Datev Unternehmen online (DUO)

Laut DATEV werden Internet Explorer und Google Chrome (sowohl unter Windows als unter macOS) unterstützt. Wir haben in unseren Tests aber auch keine Probleme bei der Nutzung mit Firefox oder Safari festgestellt.

Grundsätzlich nein. Software wird nur benötigt, wenn die Authentifizierung mit dem mIDentity-Stick der DATEV erfolgen soll. Bei Authentifizierung über die DATEV SmartLogin ist keine Installation erforderlich.

Der Zugriff ist über zwei Verfahren möglich:

  1. DATEV Smart Login
    Der DATEV SmartLogin bietet vor allem für Anwender Vorteile, die ohne zusätzliche Hadrware auf das DATEV-Rechenzentrum zugreifen möchten:

    • Es ist keine zusätzliche Hardware (DATEV SmartCard / DATEV mIDentity) und kein PC erforderlich.
    • Die Authentifizierung ist ebenso sicher wie mit DATEV SmartCard / DATEV mIDentity.
  1. DATEV mIDentity
    Der DATEV mIDentity ist ein USB-Gerät, das u. A. als SmartCard-Leser für SmartCards im SIM-Format und DATEV Softwareschutz-Modul dient.

In unserem Standard-Anmeldevorgang haben wir den Zugang über DATEV Smart Login vorgesehen. Wenn Sie lieber die Variante DATEV mIDentity verwenden möchten, dann sprechen Sie uns bitte an. Wir veranlassen dann die Einrichtung über das DATEV-mIDentity-Verfahren.

Ich möchte die mIDentity Variante nutzen: hier klicken und Anfrage per E-Mail an meinen Berater senden.

  1. Die kostenlose DATEV SmartLogin App aus dem Google Play Store (Android) oder dem Apple App Store (iOS) installieren.
  2. Die DATEV SmartLogin App öffnen und auf Registrieren tippen.
  3. Den Hinweis mit dem Haken bei „Ich habe die Hinweise gelesen“ bestätigen und auf Weiter tippen.
  4. Auf die Schaltfläche QR-Code scannen tippen und den QR-Code vom Brief „DATEV SmartLogin – Ihr Registrierungs-Brief“ scannen. (Der QR-Code muss im weiß umrandeten Bereich der App zu sehen sein.)
    [Alternativ kann die User-ID und der Registrierungscode 1 aus dem Registrierungsbrief manuell eingetippt werden, dazu auf die Schaltfläche manuelle Eingabe tippen. Dabei muss die User-ID mit den 9 Führungsnullen – aber ohne die abschließenden Zeichen „.001“ – eingegeben werden.]
  5. Die Registrierung in der Bestätigungs-E-Mail bestätigen, in dem Sie auf den Link Jetzt bestätigen klicken.
  6. Eine PIN vergeben und die Eingabe bestätigen.
    Die PIN muss mindestens 6 und maximal 16 Zeichen lang sein. Sie sollte Klein- und Großbuchstaben enthalten. Sonderzeichen sind ebenfalls erlaubt.
    Die PIN wird bei jedem Start der DATEV SmartLogin App abgefragt.
  7. Die Eingabe mit Weiter bestätigen.

Geschafft!

„Sie sind nun für den DATEV SmartLogin registriert und können sich z.B. in Online-Anwendungen durch einscannen eines QR Code anmelden. Dazu müssen die entsprechenden Online-Rechte vergeben sein. Die eben verwendeten Registrierungscodes sind nun ungültig.“

Registrierungsdaten fehlen? 

Solltet Ihr eure Registrierungsdaten nicht mehr vorliegen haben, können wir Ihnen diese nochmals bereitstellen. (Bitte beachten Sie, dass dieser Vorgang kostenpflichtig ist.)

Hierfür benötigen Sie folgende Unterlagen:

  • den Brief mit den Zugangscodes für „Notfälle“
  • die E-Mail mit den Zugangscodes für „Notfälle“

Vorgehen:

  • Im Browser das SelfService-Portal www.datev.de/smartlogin-selfservice öffnen.
  • Anliegen auswählen.
  • DATEV SmartLogin User-ID mit den 9 Führungsnullen eingeben. (zu finden in dem Registrierungs-Brief, der Registrierungs-E-Mail oder im PIN-Dialog der DATEV SmartLogin App.)
  • Zugangscode 2 aus der E-Mail „DATEV SmartLogin – Zugangscodes für ‚Notfälle‘ – Bitte Aufbewahren“ (Absender: SmartLogin-Bestueckung) eingeben.
  • Eingaben bestätigen.
  • An die hinterlegte E-Mail-Adresse des DATEV SmartLogin wird eine E-Mail gesendet. Sie enthält einen Link, diesen anklicken.
  • Es öffnet sich erneut das SelfService-Portal.
  • Zugangscode 1 aus dem Brief „DATEV SmartLogin – Zugangscodes für ‚Notfälle‘ – Bitte Aufbewahren“ eingeben.
  • Eingaben bestätigen.

Es wird eine weitere E-Mail versendet. Diese enthält einen neuen Registrierungscode 2.

Ja! Mit der App DATEV Upload mobil lassen sich Belege über das Smartphone zu DUO übertragen. Die App erhalten Sie kostenfrei im Apple Store oder im Google Play Store.

Bitte beachten Sie: Zur Nutzung der App Upload mobil müssen Sie einmalig in den Einstellungen der App Smart Login den „App Login“ aktivieren.

Möglichkeit 1: Logge Dich ein bei www.datev.de/upload und lade Deine Belege direkt hoch in DUO.

Möglichkeit 2: Nutze die App DATEV Upload mobil.

Möglichkeit 3: Nutze die volle Funktionalität und erhalte Auswertungen unter duo.datev.de. [Wichtig: Bitte tippe nur duo.datev.de in deinen Browser ein, falls die Weiterleitung nicht funktioniert.]

Möglichkeit 4: Leite Belege (im pdf-Format) direkt per E-Mail an DUO weiter mit der Funktion DATEV Upload Mail [die vorzunehmenden Einstellungen findest du im nächsten Punkt]

Mit DATEV Upload Mail können Sie digitale Belege per E-Mail an DATEV Unternehmen online senden.

Mit dieser neuen Funktion können Sie per E-Mail eingegangene PDF-Belege direkt nach DATEV Unternehmen online weiterleiten – ohne vorheriges lokales Zwischenspeichern der Dokumente. E-Mails mit angehängtem Beleg werden von Ihrer hinterlegten E-Mail-Adresse geschickt. Der Beleg wird aus der weitergeleiteten E-Mail heraus automatisch nach DATEV Unternehmen online übertragen. Um den Belegübertragungsprozess flexibel zu gestalten, können Sie sogar mehrere Absenderadressen hinterlegen.

  1. Starten Sie Belege online
  2. Wählen Sie in der rechten Navigationsleiste Stammdaten | Upload Mail
  3. Wählen Sie die Konfiguration unter Upload Mail
  4. Hinterlegen Sie Ihre gewünschte E-Mail-Adresse und schließen Sie die Konfiguration ab

E-Mail mit dem digitalen Beleg im Anhang an die Zieladresse senden. Wir empfehlen Ihnen die Rechnung im Vorfeld zu prüfen.

Wenn die E-Mail verarbeitet wurde, wird eine Antwort-E-Mail erzeugt.

Der digitale Beleg wird mit dem zugeordneten Belegtyp im Posteingang von Belege online angezeigt. Die Eingangs-E-Mail wird in DATEV Unternehmen online nicht gespeichert.

Voraussetzungen

Um einen digitalen Beleg per E-Mail zu senden, müssen folgende Voraussetzungen beachtet werden:

  • Dateiformat PDF
  • Dateigröße max. 20 MB
  • Pro E-Mail ein Anhang

E-Mails ohne Anhang werden nicht angenommen. Sie erhalten in diesem Fall eine Hinweis-E-Mail.

Automatisiertes Hochladen

Um E-Mails aus Ihrem E-Mail-Programm automatisiert nach DATEV Unternehmen online zu übertragen, können Regeln hinterlegt werden.

Wie Sie in Microsoft Outlook Regeln anlegen, finden Sie hier.

Nein! Sie können mehrere Zugänge anlegen. Im Einrichtungsprozess fragen wir Sie nach den benötigten Daten von allen Mitarbeitern, die einen Zugang zu DUO bekommen sollen.

Standardmäßig bekommen alle Zugänge die gleichen Rechte – bitte sprechen Sie uns an, wenn Sie Rechte einschränken und/oder erweitern möchten.

DUO bietet Ihnen eine revisionssichere Ablage und frei gestaltbare Ablagestruktur für digitale Belege. Zusammen mit einer Verfahrensdokumentation erfüllen Sie sämtliche Anforderungen der deutschen Finanzverwaltung und können einer Betriebsprüfung entspannt entgegen sehen.

DUO kostet monatlich EUR 10,50 zuzüglich Umsatzsteuer. Hinzu kommen Gebühren in Höhe von EUR 3,50  zuzüglich Umsatzsteuer für die Funktion Belege online. Für die revisionssichere Archivierung der Belege wird eine weitere Gebühr in Abhängigkeit von der archivierten Datenmenge fällig. Diese können Sie hier individuell entsprechend Ihrer Datenmenge berechnen. Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie weitere Fragen zu diesem Thema haben!

DUO bietet aktuell noch keinen vorgesehen Rechnungsprüfmechanismus. Mit Hilfe einiger Tipps und Verfahrensbeschreibungen können Sie allerdings auch über DUO eine gobd-konforme Dokumentation Ihrer Rechnungsprüfung vornehmen. Sprechen Sie uns hierzu an. Wir besprechen dieses Verfahren mit Ihnen und richten dieses gemeinsam ein.

Ja – und zwar zu jeder Zeit und von jedem Ort. Nach Erstellung der Buchhaltung stellen wir die laufenden Auswertungen in der gewünschten Form zur Verfügung.

Ja. Die hochgeladenen Belege können nach verschiedenen Kriterien (Geschäftspartner, Betrag, Datum, etc.) gesucht und dadurch auch gefunden werden. Es lässt sich nicht nur feststellen, ob der Beleg zur Verfügung gestellt wurde, sondern man kann auch den Status des jeweiligen Belegs prüfen. Wurde dieser bspw. bereits gebucht oder ist der Betrag noch offen oder bereits bezahlt?

Wir empfehlen folgende Dateiformate und -größen:

  • Dateityp: empfohlen: TIF/TIFF (ebenfalls möglich: pdf, jpg, png)
  • Modus: schwarz-weiß
  • Auflösung 200 – 300 dpi
  • Datenkomprimierung
  • Dateigröße pro Seite durchschnittlich 50 – 100 KB

Was trotzdem alles geht:

  • Dateityp: BMP, CSV, DOC, DOCX, GIF, JPEG, JPG, ODS, ODT, PDF, PKCS7, PNG, RTF, TIF, TIFF, TXT, XLS, XLSX, XML
  • Modus: Farbe
  • Dateigröße pro Seite: 20 MB (standardmäßig sind maximal 5 MB pro Datei eingestellt. Bitte sprecht uns an, wenn wir diesen Wert für euch hochsetzen sollen)

Was definitiv nicht geht:

  • Dateityp: ZIP-Dateien können nicht geladen werden (In DATEV Dokument-Upload online könnt Ihr aber mehrere Dateien markieren und anschließend nach Belege online hochladen, sodass keine Notwendigkeit zum Upload von zip-Dateien besteht)

Beim Upload der Belege bitten wir Sie zudem auf folgende Punkte zu achten:

  • Mehrseitige Belege sind in korrekt sortierter Reihenfolge als mehrseitige Einzel-Datei zu senden.
  • Pro Seite maximal 1 Beleg, d.h. nicht mehrere kleine Kassenzettel auf ein DIN A4-Blatt kleben!

DATEV Unternehmen online geht weit über den Austausch von Belegen hinaus. Zum Beispiel lässt sich der Zahlungsverkehr anbinden. So werden automatisch Überweisungsträger an das Online-Banking übergeben. Weitere nützliche Funktionen stellen die revisionssichere, digitale Kassenbuchführung und das Modul Auftragswesen dar. Darüber lassen sich nicht nur Angebote schreiben, sondern auch Ausgangsrechnungen erstellen und die Zahlungseingänge überwachen sowie das Mahnwesen organisieren. Gerne beraten wir in Bezug auf die Einrichtung der verschiedenen Funktionen.

Sie haben weitere Fragen?